PEMISAHAN FUNGSI PENGGAJIAN

Siklus penggajian dan kepegawaian meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi. Siklus ini penting, karena :

·         Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaaan.

·         Beban tenaga kerja merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan dalam perusahaan manufaktur dan konstruksi, yang bahwa klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak pantas dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material.

·         Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah sumber daya perusahaan karena in-efisiensi atau pencurian melalui fraud.

Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir dengan pembayaran kepada pegawai atas jasa yang diberikan dan kepada pemerintah dan lembaga lainnya atas pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terhutang. Diantara keduanya, siklus ini mencakup perolehan jasa dari pegawai sesuai dengan tujuan perusahaan dan akuntansi untuk jasa tersebut dengan cara yang semestinya.

1.      Kepegawaian Dan Penempatan Pegawai

Bagian kepegawaian menyediakan sumber yang independen untuk wawancara dan perekrutan pegawai. Bagian ini iuga merupakan sumber catatan yang independen untuk verifikasi intern atas informasi upah. Informasi yang bermanfaat bagi auditor adalah antara lain :

a.      Catatan pegawai (personnel record)

catatan yang berisi data seperti tanggal bekerja, investigasi pegawai, tarif pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, penilaian pekerja, dan pemberhentian pegawai.

b.      Formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form)

formulir otorisasi pengurangan gaji, mencakup jumlah yang bebas pemotongan pajak, ASTEK, pensiun dan asuransi.

c.       Formulir otorisasi tarif (rate authorization form)

formulir yang mengotorisasi tingkat/tarif gaji.

d.      Pengendalian Internal

pengandalian internal yang paling penting dalam kepegawaian meliputi metode formal dalam member tahu petugas pengelola waktu dan penyiapan pembayaran gaji atas pegawai baru, otorisasi perubahan awal dan periodik atas tarif pembayaran dan tanggal pemutusan hubungan kerja.

2.      Pengelolaan Waktu Dan Penyiapan Pembayaran Gaji

Fungsi ini memiliki kepentingan utama dalam audit atas penggajian karena langsung mempengaruhi beban gaji untuk periode tersebut. Pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji mencakup :

a.      Kartu absen (time card);

Adalah dokumen yang menunjukkan jam berapa seorang pegawai mulai bekerja dan jam berapa selesainya serta jumlah jam kerja setiap hari. Bagi kebanyakan pegawai, kartu absen disiapkan secara otomatis oleh mesin absen. Kartu absen biasanya diberikan mingguan.

b.         Tiket waktu kerja (job time ticket);

Adalah dokumen yang menunjukkan pekerjaan khusus yang dilakukan pekerja pabrik untuk waktu tertentu. Formulir ini digunakan hanya kalau pekerja melakukan tugas yang berbeda atau dalam bagian yang berbeda.

c.       Laporan ikhtisar penggajian (summary payroll report);

Adalah dokumen yang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penggajian untuk satu periode dalam berbagai bentuk. Salah satu ikhtisar adalah total yang didebit ke masing-masing akun buku besar untuk pembebanan penggajian. Ini sama dengan pembayaran gaji kotor untuk periode tersebut. Laporan ikhtisar lain yang lazim dalam perusahaan manufaktur adalah_.total yang dibebankan ke berbagai pekerjaan dalam sistem akuntansi biaya pekerjaan (job costing system). Demikian pula, komisi yang diterima berdasarkan masing-masing wiraniaga dapat diikhtisarkan.

d.         Jurnal penggajian (payroll journal);

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat cek gaji. Buku ini biasanya,menunjukkan gaji kotor, pemotongan, dan penerimaan bersih. Jurnal penggajian dihasilkan setiap waktu dari transaksi penggajian yang terdapat dalam berkas komputer. Rincian dalam jurnal juga terdapat dalam berkas induk gaji. Total jurnal diposting ke buku besar oleh komputer.

e.         Berkas induk penggajian (payroll master file);

Adalah berkas yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi penggajian untuk masing-masing pegawai pengelolaan total gaji pegawai yang dibayarkan selama setahun sampai tanggal terakhir. Catatan masing-masing pegawai berisi gaji kotor untuk tiap periode penggajian, pengurangan dari gaji kotor, gaji bersih, nomor dan tanggal cek. Berkas induk dimutakhirkan dari berkas transaksi penggajian pada komputer. Total penghasilan setiap pegawai dalam berkas induk. sama dengan total saldo gaji kotor dalam berbagai akun huku besar.

f.          Pengendalian Intern;

Pengendalian yang memadai atas waktu dalam kartu absen mencakup penggunaan pencatat waktu atau metode lain untuk menjamin bahwa pegawai dibayar menurut jam kerja aktual. Harus terdapat pula pengendalian untuk mencegah seseorang mengabsen bagi beberapa pegawai atau menggunakan kartu absen fiktif.

3.      Pendistribusian Pembayaran Gaji

Penandatanganan dan distribusi cek aktual harus ditangani semestinya untuk mencegah pencurian.

a.         Cek gaji (payroll check);

adalah cek yang diberikan kepada pegawai atas jasa yang telah diberikan. jumlah cek adalah gaji kotor dikurangi pajak dan potongan lain.

b.         Pengendalian Intern;

Pengendalian atas cek seharusnya mencakup pembatasan otorisasi penandatanganan cek oleh pegawai yang berwenang yang tidak mempunyai akses terhadap pengelolaan waktu atau penyiapan pembayaran gaji, distribusi pembayaran gaji oleh seseorang yang tidak terlibat dalam fungsi penggajian lainnya, dan penyetoran kembali gaji yang tidak diambil.